In vielen Unternehmen kommt der erste Gedanke an Qualitätsmanagement zeitgleich mit der Entscheidung, das Unternehmen nach DIN ISO 9000 zertifizieren zu lassen.

Aber ist Qualitätsmanagement nur ein Mittel, um ein Zertifikat zu erlangen?

Nein.

Die DIN ISO 9000 ist nur ein Leitfaden, um ein funktionierendes Qualitätsmanagement aufzubauen. Allerdings bleibt es dem Unternehmen selbst überlassen, wie ausgiebig oder minimal es dieses Management beschreibt und umsetzt. Die Forderungen der DIN ISO 9000 lassen sich auch mit kleinerem Aufwand erfüllen.

Dann muß man sich allerdings die Frage stellen, welchen Nutzen so ein Qualitätsmanagement für ein Unternehmen haben soll. Geht es nur um das Zertifikat? Oder soll dieses Management auch den Effekt haben, die Abläufe im Unternehmen so zu steuern, daß daraus ein Zeit/Kosten/Qualitätsnutzen entsteht?

Fehler kosten Geld. Unsystematisierte Abläufe kosten Geld, weil zu zeitaufwändig. Ein gut aufgestelltes Qualitätsmanagement hilft, Abläufe zu systematisieren, Qualität zu erzeugen und Fehler zu vermeiden. Es strafft Abläufe, macht Ressourcen frei, spart Zeit.

Im Verlauf meiner Tätigkeit stosse ich immer wieder auf die gleiche Aussage: "Dafür haben wir keine Zeit." Leider ist dies oft recht kurzsichtig. Ein gut beschriebener Prozess spart, wenn die Mitarbeiter gut im Umgang mit dem Handbuch geschult sind, sehr viel Zeit, die ansonsten für Suchen, Herumprobieren, falsche Abläufe, vergessene Prozessschritte u.s.w. vergeudet würden.

• Vollständig beschriebene Prozesse mit Verfahrensanweisungen, Ablaufbeschreibungen und ggf. Arbeitsanweisungen sparen immer wiederkehrende Einzelerklärungen und Störungen im Ablauf von Prozessen.
• Gut vorbereitete Formblätter, die sich leicht bearbeiten lassen, sparen immer wieder neu erfundene Dokumentationen.
• Gründlich durchdachte Eingabeformulare und Dateien sparen Korrekturen, fehlerhafte Eingaben, Suchen nach Daten etc.
• Gut vorbereitete Checklisten ersparen zusätzliche Zeit für Korrekturen z.B. bei fehlerhaften Angeboten, Bestellungen etc.

Worauf will ich hinaus?
Oftmals wird die Frage gestellt: "Fragt der Auditor beim Audit danach?"  Wenn die Antwort "nein" lautet, wird häufig die Entscheidung getroffen, eine bestimmte Prozessbeschreibung, Verfahrens- oder Arbeitsanweisung nicht zu schreiben.
Oder es wird aus "Zeitmangel" mal eben eine Exceltabelle erstellt, in die Daten eingegeben werden, die später für Auswertungen benötigt wird.
Hier sollte man sich immer die Frage stellen: "Was benötigen wir, um die Aufgabe zu erfüllen?" und wenn dies etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollte man sich diese Zeit lieber im Vorfeld nehmen. Denn erfahrungsgemäß kostet Ausbessern mehr Zeit, die man oft genau in dem Augenblick wirklich nicht hat.
Bei Prozess- und Verfahrensbeschreibungen sollte man sich die Frage stellen, welchen Nutzen das Vorhandensein oder eben Nicht-Vorhandensein dem Unternehmen bringt? Wieviele Mitarbeiter würden bei Nichtvorhandensein dieser Beschreibung Zeit mit Nachfragen und Suchen verbringen (müssen), um ihre Tätigkeit auszuführen. Wieviel Zeit würde damit vergeudet werden, jedem einzelnen Suchenden eine einzelne Erklärung zu geben? Wieviel Zeit würde man sparen, wenn der Mitarbeiter statt dessen das Handbuch aufrufen (oder aufschlagen) und dort den Vorgang nachlesen könnte?

Ist es also wirklich sinnvoll, zu fragen: "Fordert das die DIN ISO? Wird der Auditor das abfragen?" Oder sollte man sich da nicht viel häufiger die Frage stellen: "Brauchen WIR das und welchen Nutzen ziehen WIR daraus?"